T-PPM un unico ambiente svariati tools per gestire progetti, commesse, clienti e rendicontazione

T-PPM permette di classificare i progetti e le commesse in base alle esigenze e alla natura del progetto stesso. Le informazioni strutturate permettono di eseguire analisi aggregate o di dettaglio. E' ad esempio possibile:

• Distinguere tra progetti e commesse a valore, ossia che prevedono un ciclo di fatturazione attiva, come la commessa di un cliente, e progetti interni. Questi ultimi possono essere ad esempio progetti di ricerca, di formazione interna, o progetti trasversali in cui consuntivare le attività lavorative interne.
• Indicare il cliente*. Per i progetti e le commesses interne, il cliente sarà l'azienda stessa.
• Determinare la competenza e classificare il progetto per:
  • area* di appartenenza
  • tipologia di progetto*
  • business unit, divisione o dipartimento* di competenza
  • sede aziendale*
  • priorità
• Indicare se il progetto è extra team, ossia è consuntivabile da tutti indipendentemente che facciano parte o meno del team.
• Indicare lo stato*: uno stato aperto permette la completa operatività sul progetto. I progetti sospesi non possono essere pianificati, né tantomeno è possibile consuntivare attività lavorative. Infine, i progetti in stato chiuso possono solamente essere consultati, ma non è più possibile intervenire con modifiche, pianificazioni o consuntivazioni.
  Per i ruoli amministrativi è sempre disponibile la funzionalità di riapertura del progetto.

Al progetto o alla commessa vanno poi indicate le date di partenza, fine prevista e di termine effettivo del progetto; la decrizione; le note; i giorni totali stimati, il budget sia in termini di ricavi e costi, ed il consuntivo effettivo dei ricavi e costi.

Oltre alle informazioni strutturate che permettono di raggruppare il progetto e la commessa sotto vari aspetti, è possibile indicare anche un progetto/commessa padre. Questo consente di gestire ad esempio evolutive, di suddividere in sottoprogetti progetti complessi e articolati per avere maggiore controllo sulla loro realizzazione, o gestire un programma dei progetti. Per questi progetti è disponibile una dashboard generale che dà una visione di insieme e permette di vedere i dati accorpati come se fossero un unico progetto a livello di costi e tempi impiegati.

La Work Breakdown Structure (WBS),detta anche struttura analitica di progetto, è una rappresentazione di tutte le attività da svolgere per completare uno specifico progetto. In fase inziale di progetto è infatti fondamentale impostare il piano lavori ed il budget disponibile per poter gestire l'avanzamento in fasi successive.

T-PPM Project Management è il software di gestione progetti che integra lo strumento WBS di progetto che fornisce tutte le funzionalià per organizzare le attività di progetto in una gerachia multilivello.

Grazie al software integrato T-GANTT le attività della WBS si gestiscono e pianificano in modo pratico e veloce, dettagliando i vincoli di dipendenza ed individuando il percorso critico di progetto.

Una volta definite, è possibile allocare le risorse direttamente dal Gantt, oppure attraverso il Team Activity Planner e permettere, a progetto avviato, agli utenti di rendicontare e consuntivare il lavoro svolto grazie al Calendario e attività indicando progetto e WBS di riferimento.

La presenza della gestione delle attività della WBS in T-PPM, quindi, non si limita alla sola descrizione nel dettaglio del progetto, ma ne permette l'ottimizzazione della gestione delle risorse ed il controllo dello stato di avanzamento nel suo svolgimento.

Infatti, nel Gantt di progetto, oltre ad essere riportate le attività stimate con dipendenze e le milestones, vengono indicate anche le effettive attvità lavorative inserite tramite lo Smart Planner, o il Team Activity Planner od il calendario personale dei membri del team. In fase di stato di avanzamento del progetto si può monitorare quindi l'aderenza del lavoro svolto con quanto precedentemente pianificato e di conseguenza intervenire in situazioni potenzialmente critiche.

Per ogni attività WBS è possibile indicare numerose informazioni utili sia per la pianificazione che per la consuntivazione, come ad esempio:

• Titolo, descrizione ed eventuali note
• Codice di riferimento esterno: utile ad esempio per legare l'attività ad anagrafiche di gestionali esterni (ERP, CRM, etc).
• L'eventuale attività padre: la profondità della gerarchia prevista è fino a tre livelli.
• Stima giorni richiesti per la realizzazione
• Stato di lavorazione (SAL) in percentuale valutato dal Project Manager, rispetto a quanto calcolato dal sistema sulla base del pianificato/consuntivato
• Sforamento accettato e unità (percentuale/giorni) per le attività lavorative effettuate sul modulo WBS
• Possibilità di bloccare l'inserimento delle attività lavorative: impedisce di pianificare o consuntivare attività sul modulo WBS
• Possibilità di bloccare l'inserimento delle attività lavorative a seguito dello sforamento indicato
• Stato dell'attività della WBS
• Date previste di inizio e fine
• Classificazione della WBS (con relativa anagrafica gestibile in autonomia)
• Riferimento codice ordine cliente
• Un'etichetta per mettere in evidenza un'informazione sull'attività della WBS
• Allegare documentazione relativa all'attività

Nella verisione avanzata, oltre alla gestione del SAL globale è possibile pianificare l'avanzamento mese per mese, indicando la previsione delle attività che saranno svolte (in percentuale o in giornate/uomo). Queste daranno un'indicazione (a priori) o una conferma (a posteriori) dello stato di avanzamento mensile cumulato.

Qualora sia collegato il modulo di fatturazione attiva/passiva, gestito nativamente tramite il sistema T-PPM gestione progetti o sincronizzato via API o apposite procedure di sincronizzazione dati, è possibile indicare inoltre:

• Percentuale di fatturazione
• Flag "Pronto per la fatturazione"
• Flag "Escludi dalla fatturazione"
• Note di fatturazione

La scheda progetto mostra in tempo reale lo stato di avanzamento dei moduli delle attività della WBS di progetto, riportando l'avanzamento riportato dal project manager, il numero dei giorni attualmente impiegati per ogni modulo, la differenza rispetto a quanto stimato, ed il SAL. Vengono inoltre evidenziate situazioni "critiche", ad esempio in prossimità del superamento dei limiti impostati.

Il diagramma di Gantt è l'alleato più prezioso del Project Manager, a prescindere dal numero e dalla dimensione dei progetti gestiti. Il Gantt di progetto è lo strumento imprescindibile in fase di definizione e pianificazione della timeline delle attività di progetto. In corso d’opera il diagramma di Gantt di progetto è lo strumento strategico per monitorare lo stato di avanzamento di ogni progetto.

T-GANTT è il tool integrato in T-PPM per gestire e pianificare in modo pratico e veloce il Gantt delle attività, stabilendo graficamente i vincoli di dipendenza, definendo le risorse da assegnare e le date di frontiera; è possibile definire inoltre tutte le informazioni di dettaglio che sono gestibili dallo strumento WBS (descrizioni, milestones associate, soglie di carico, percentuali di sforamento e molto altro). Con T-GANTT individuare il percorso critico è semplice e intuitivo.

T-GANTT è il tool che grazie all'integrazione nativa di T-PPM e T-Tracking/T-Activity riporta nel diagramma in modo automatico, senza bisogno di importazioni ed allineamenti manuali dei dati di altri applicazioni, tutte le effettive attività lavorative consuntivate e tutte le attività lavorative pianificate in modo da permettere al Project Manager di confrontare in tempo reale quanto previsto dal piano iniziale, il reale stato avanzamento lavori ed una proiezione plausibile dell'andamento futuro, in un unico strumento dinamico e flessibile. T-GANTT è inoltre integrato con T-SmartPlanner per pianificare in modo veloce, intelligente ed automatizzato le attività lavorative delle risorse.

T-GANTT è lo strumento che aumenta la reddittività di progetto supportando in modo ottimale il Project Manager aiutandolo a gestire e prevenire situazioni potenzialmente critiche.

T-GANTT permette di confrontare, inoltre, in un'unica vista tutti i Gantt dei progetti aperti offrendo al Project Manager e Project Controller una visione di insieme sull'andamento di tutti i progetti aperti e della disponibilità di tutte le risorse a livello dell'intero sistema!
Il colpo d'occhio offerto da questa vista permette di individuare subito eventuali situazioni critiche o sovraccarichi del sistema permettendo di intervenire tempestivamente. Il considerevole vantaggio di avere in tempo reale la situazione generale fa guadagare tempo ed ottimizza le risorse, azzera le ore o giorni impiegati per raccogliere informazioni da più fonti di dati!

Approfondisci il Gantt di progetto

Una milestone indica un importante traguardo intermedio nello svolgimento di un progetto.
T-PPM integra lo strumento di gestione delle milestones di progetto, che permette di definire in maniera molto semplice queste scadenze e di mantenere traccia degli scostamenti tra la data prevista e quella di effettiva realizzazione.

Il tool di gestione delle milestones aiuta i project manager e i team di progetto a lavorare per obiettivi, incentivando l'efficienza e quindi la produttività. Supporta inoltre attivamente gli stakeholders fornendo un sistema di monitoraggio e verifica in tempo reale dell'effettivo andamento della timeline di progetto.

Le scadenze di progetto possono essere definite in modo semplice tramite le seguenti informazioni:

• Titolo milestone
• Categoria. Le categorie di milestones possono essere definite in autonomia tramite un pannello di amministrazione dedicato.
• Descrizione
• Data prevista nella timeline
• Data di effettiva esecuzione

All'avvicinarsi della data programmata, la scadenza viene evidenziata all'interno della dashboard di progetto. Qualora la data prevista della milestone venga superata senza che sia stata terminata, o qualora la data effettiva sia successiva a quella prevista, il sistema evidenzierà con opportuni alert i vari stati.

Integrazioni con altri tool di T-PPM

Lo strumento milestones è integrato nativamente con molti altri strumenti della soluzione T-PPM:

• WBS di progetto
• T-GANTT per gestire i Gantt di progetto
• Calendario utente
• Dashboard di progetto
• Elenchi analitici di progetto
• Home page utente
• Scheda cliente (alert e scadenziario)

La definizione del gruppo di lavoro permette di indicare le persone che potranno intervenire sul progetto e di assegnare loro il ruolo funzionale con cui parteciperanno al team.

Ogni utente del sistema può essere profilato con più ruoli funzionali, che indicano le competenze della persona. Di conseguenza, la stessa persona può far parte dei team di più progetti con ruoli differenti.

Inoltre, se impostato, per ogni elemento del team il sistema ricava il costo orario della persona, e questo verrà considerato nel calcolo automatico della redditività del progetto.

Ad ogni membro del team possono essere associate le seguenti informazioni:

• Ruolo funzionale: ruolo con cui la persona è associata al progetto
• Unità lavorativa: numero di ore a cui l'utente può lavorare al progetto giornalmente, informazione fondamentale in fase di pianificazione ed allocazione delle risorse nel progetto
• Data di inizio dell'appartenenza al team
• Data di fine dell'appartenenza al team

Le date di inizio e fine di appartenenza al team influenzano l'operatività dell'utente all'interno del progetto. Al di fuori di questo intervallo, se indicato, il membro del team non potrà più partecipare attivamente al progetto, anche se potrà accedere in sola lettura alla scheda progetto alle sole parti permesse dal ruolo di profilazione.
Questo permette di gestire in modo efficiente e sicuro progetti che si protraggono nel tempo per cui i cambi nei team sono fisiologici o in progetti i cui team di lavoro sono molto numerosi.

Il team è componibile dal Project Manager su più livelli.

• A livello di dashboard di progetto tramite l'apposito pannello. Questa modalità agevola il project manager quando sa già chi dovranno essere i componenti del team.
• Attraverso il Gantt integrato con la vista delle risorse e loro occupazione. Questa modalità permette al project manager di vedere la disponibilità del proprio team nel periodo pianificato di svolgimento delle attività della wbs. Se a priori non sa chi vorrebbe includere nel team, e la necessità principale è di vedere quali persone sono maggiormente disponibili, è sufficiente che il project manager selezioni il periodo di interesse e gli utenti per competenza, ed il sistema indicherà la disponibilità delle persone in percentuale e indicando le ore/giorni effettivi disponibili. Inoltre evidenzierà l'utente con maggiore disponibilità.
• Attraverso T-Plan. Anche in questo caso, attraverso un apposito pannello, il sistema permetterà di selezionare la competenza e successivamente caricherà la disponibilità mensile delle persone. Il project manager potrà così scegliere le persone con maggiore disponibilità per includerle nel team di progetto.

Oltre al team è possibile definire i referenti di progetto presso il cliente, indicando anche il ruolo all'interno del progetto.

Per entrambe le tipologie di persone coinvolte nel progetto è possible consultare con immediatezza le informazioni di contatto (email, telefono, ...),semplicemente cliccando sui loro nomi.

Se è attivo anche T-HelpDesk, per ogni ticket associato al progetto, gli elementi del team saranno automaticamente anche i candidati ad essere gli agenti risolutori del ticket.

T-PPM Project Management integra un tool di gestione dei costi che permette di definire sia i costi previsti come budget di progetto, sia i costi effettivi di progetto, diretti o indiretti.

I costi previsti a budget possono essere classificati per voci di spesa definibili in autonomia tramite opportuni pannelli di amministrazione. I costi effettivi sono classificabili per categoria e per stato.

Sia i costi a budget che quelli effettivi possono essere inseriti manualmente, voce per voce, tramite semplici ed inuitive interfacce, oppure tramite importazione massiva da file csv.

T-PPM gestisce in modo automatico i costi indiretti di progetto relativi al costo di struttura giornaliero ed il costo del personale, quindi dei team di lavoro. Questi costi sono distinti in costi effettivi, ovvero relativi ad attività lavorative consuntivate ed approvate, e costi previsti, ovvero relativi ad attività pianificate o non ancora confermate.

La pianificazione dei costi a budget e la consuntivazione dei costi di porgetto effettivi permette di misurare il progetto attraverso la metodologia dell'Earned Value che permette di ottenere le prestazioni e lo stato avanzamento del progetto in modo oggettivo.

Grazie alle dashboard ed ai reports esaustivi è quindi possibile monitorare e verificare in tempo reale l'andamento dei costi e lo scostamento rispetto al budget di progetto. Ulteriori dashboard avanzate permettono inoltre di analizzare e monitorare l'andamento dei costi e il rispetto del budget con una visione di insieme su tutti i progetti aperti.

Altre dashboard permettono infine di avere una visione d'insieme di tutti i progetti chiusi, dei progetti di un determinato anno, di una business unit, sede, etc. Sono presenti inoltre potenti filtri per scegliere la visione di insieme che si vuole analizzare.

L'integrazione di T-PPM con altri sistemi (ERP, CRM, etc) è garantita da web services dedicati per: inserimento e aggiornamento delle voci del budget di progetto, inserimento e aggiornamento dei costi effettivi di progetto, inserimento e aggiornamento delle classificazioni delle voci di costo, inserimento e aggiornamento degli stati delle voci di costo (solo per i costi reali).

Il tool di pianificazione del budget di progetto supporta tutte le funzionalità necessarie per gestire in modo semplice ed intuitivo il piano dei ricavi previsti per il progetto/commessa. Questo tool permette di gestire inoltre i ricavi di progetto effettivi e i conseguenti report per verificare l'aderenza a quanto previsto in fase inziale di progetto.

Tutti i ricavi previsti per il progetto sono classificabili per voci di ricavo definibili in autonomia, mentre i ricavi effettivi sono classificabili per categoria e stato.

L'inserimento del piano dei ricavi previsti e la contabilizzazione dei ricavi effettivi può avvenire manualmente, voce per voce, tramite interfaccie intuitive, oppure tramite importazione massiva da file csv.

Tramite potenti dashboard e reports è possibile monitorare e verificare il piano dei ricavi effettivo rispetto a quanto previsto. Il budget di progetto mostra inoltre la reale redditivà di progetto, proponendo sia i ricavi in relazione con i costi effettivi, che confrontando con quanto previsto in fase iniziale di budgeting.

Oltre alla reddittività di progetto il tool è in grado di mostrare la redditività dell'intero sistema scegliendo l'opportuna vista, come ad esempio progetti chiusi, progetti chiusi dell'anno, progetti aperti (redditività stimata),progetti per business unit e molto altro.

L'integrazione del piano dei ricavi con altri sistemi (ERP, CRM, etc) è garantita da web services dedicati per l'inserimento e aggiornamento delle voci di ricavo previste, l'inserimento e aggiornamento dei ricavi reali, l'inserimento e aggiornamento delle classificazioni delle voci di ricavo, l'inserimento e aggiornamento dell'anagrafica degli stati per i ricavi effettivi.

T-Plan è lo strumento di pianificazione avanzata delle attività integrato in T-PPM Project Portfolio Management permette di programmare le attività lavorative ai membri del team in maniera molto semplice e veloce.

L'interfaccia permette di pianificare su base mensile le attività delle risorse legate al team, evidenziando gli slot temporali di disponibilità di ciascuna persona.

Il Team Activity Planner permette inoltre di aggiungere alla vista di pianificazione risorse non ancora legate al team, scegliendole tramite filtri per ruolo funzionale, per sede, per dipartimento di appartenenza o nominalmente, visualizzando di conseguenza le agende con le disponibilità temporali in tempo reale. Sarà possibile poi, con semplici operazioni, integrare il team con nuove risorse sulla base delle disponibilità ed iniziare a pianificare subito le attività per le nuove risorse.

L'interfaccia è costituita da una griglia in cui le righe corrispondono ai giorni del mese, mentre le colonne corrispondono ai membri del team.

L'interfaccia ha le seguenti funzionalità:

• Individuazione degli slot temporali in cui le risorse risultano disponibili e quelli in cui risultano già allocate
• Pianificazione massiva delle attività per più persone e combinazione di periodi temporali (per singolo slot/prersona, per slot / intero giorno del mese per tutte le risorse, etc)
• Definizione del team di progetto in base alle disponibilità delle risorse in azienda
• Calcolo in tempo reale delle ore di attività pianificate per ogni membro del tem di progetto
• Stato di pianificazione delle attività rispetto alle date definite nella WBS
• Visualizzazione simultanea delle attività svolte e consuntivate o pianificate in un determinato giorno per tutti i membri del team

Inoltre, nello stesso strumento è integrato il Gantt di progetto che completa l'operatività del project manager. Infatti permette di vedere direttamente nella pagina la pianificazione delle attività delle WBS per allocare correttamente le risorse nei periodi stabiliti. Il software Gantt di progetto è recettivo e si aggiorna in tempo reale con il proseguire della pianificazione. Inoltre, è possibile inserire o modificare le attività della WBS, e milestones, sia nella parte di anagrafica che di pianificazione. L'area che occupa il gantt di progetto può essere allargata, ridotta, nascosta o resa visibile a tutto schermo, a seconda dell'esigenza operativa o di consultazione del project manager.

T-Plan collabora inoltre pro-attivamente con lo strumento T-SmartPlanner per pianificare in modo veloce, intelligente ed automatizzato le attività lavorative delle risorse.

Pagina Time Activity PlannerFunzionalità e Caratteristiche del Planner

T-SmartPlanner è lo strumento che semplifica notevolmente la pianificazione delle attività lavorative.
T-SmartPlanner è un agente intelligente in grado di individuare in tempi molto brevi gli intervalli di disponibilità delle risorse e conseguentemente di pianificare in autonomia le attività lavorative su un progetto o un'attività della WBS.

Il Project Manager può guidare T-SmartPlanner indicando i parametri e i vincoli che devono essere tenuti in considerazione dal pianificatore:

• Durata minima di attività lavorativa contigua
• Ora di inizio e fine della giornata lavorativa, inclusa la pausa pranzo
• Numero minimo e massimo di ore pianificabili ogni giorno
• Intervallo di pianificazione
• Giorni della settimana da includere o escludere dalla pianificazione
• Esclusione o inclusione dei giorni festivi

Inoltre, è disponibile un campo "descrizione" in cui il project manager potrà indicare delle istruzioni da seguire per le attività pianificate.

Questi parametri sono utilizzati da T-SmartPlanner per tutte le modalità di pianificazione:

• Riempimento degli slot disponibili in un determinato periodo
• Pianificazione di un numero finito di ore o giornate in un determinato intervallo di tempo oppure a partire da un giorno specifico (intervallo aperto)
• Ripianificazione / spostamento di attività già pianificate
• Rimozione delle attività in un determinato intervallo temporale (aperto o chiuso)

Indipendentemente dalla modalità, T-SmartPlanner pianificherà le attività lavorative nel modo ottimale, senza creare sovrapposizioni con le attività lavorative già pianificate su qualsiasi progetto.

T-SmartPlanner può essere utilizzato come strumento a sè stante, ma è anche nativamente integrato con il Gantt di progetto.

T-Kanban è uno strumento molto versatile che permette di organizzare e suddividere il lavoro in singoli task indipendenti che possono essere presi in carico in autonomia dai partecipanti al team di progetto.

Si tratta in sostanza di una bacheca suddivisa in più colonne, ognuna delle quali costituisce un particolare stato di lavorazione di un task. Ogni task costituisce una parte di lavoro che può essere realizzato indipendentemente dagli altri.

T-PPM Project Management permette di creare Kanban legati a interi progetti o a singoli moduli WBS, come pure Kanban indipendenti slegati dai progetti.

I kanban sono strumenti collaborativi: ogni partecipante può prendere in carico in autonomia i task definiti. Questa operazione viene immediatamente recepita da tutti i partecipanti collegati al kanban.
La chat integrata permette di comunicare in tempo reale, aumentando ulteriormente il livello di collaborazione tra i partecipanti.

Rendicontare e consuntivare le proprie attività lavorative è molto semplice grazie a diversi strumenti offerti dal modulo applicativo T-Activity integrato in T-PPM.

Grazie a tool come il Timesheet, il calendario integrato o l'agenda personale sarà possibile, con pochi click, pianificare rendicontare o consuntivare un'attività lavorativa in un giorno ed ad un'ora precisa. La definizione dell'attività lavorativa permette di indicare:

• il progetto;
• l'attvità della WBS di progetto collegata;
• il tipo di attività svolta, definita dinamicamente nel sistema a seconda delle esigenze aziendali;
• l'orario;
• l'intervallo della pausa pranzo;
• il luogo di svolgimento dell'attività;
• la descrizione dell'attività lavorativa svolta.

Il timesheet, il calendario e l'agenda permettono di interagire con le attività pianificate in maniera molto semplice: è ad esempio possibile aumentare o ridurre la durata delle attività, modificare la data e l'ora di inizio, duplicare le attività con semplici operazioni.

Nel calendario le attività possono essere presentate con viste differenti:

• vista settimanale
• vista mensile
• vista giornaliera
• vista mensile ad agenda.

Nel timesheet le attività sono presentate sotto forma di dettaglio e sono disponibili diverse viste preimpostate accessibili attraverso semplici tab di navigazione:

• attività da rendicontare
• attività in approvazione
• attività pianificate
• attività del mese
• attività del mese precedente
• tutte le mie attivita con motore di ricerca avanzato integrato.

Per ogni attività, pianificata, rendicontata o consuntivata è indicato il suo stato di lavorazione, evidenziato tramite un colore e un'icona.

I possibili stati sono:

• Pianificata, nel caso di attività futura
• Rendicontata, nel caso di attività passata, ma non confermata
• Confermata, per le attività che sono state validate dall'utente che ha svolto il lavoro
• Approvata, per le attività che sono state validate dal responsabile dell'utente inseritore

Tramite lo strumento calendario e lo strumento agenda è anche possibile consultare e gestire altri tipo di eventi, come i Rimborsi Spese, i Todo e gli Appuntamenti.

TeraNet T-PPM è il software di gestione progetti e gestionale delle attività che si integra nativamente con Google Calendar, e permette di sincronizzare i due ambienti in modo trasparente: gli eventi creati nel calendario TeraNet vengono automaticamente esportati verso Google Calendar e viceversa.

Sono inoltre presenti funzionalità di esportazione in formato iCal degli eventi e delle attività.

T-PPM soluzione per la gestione di progetti ed attività mette inoltre a disposizione una funzionalità avanzata che permette all'utente, da qualsiasi parte del sistema, di avviare un timer avanzato per tenere traccia delle attività che sta per svolgere. Se l'utente cambia attività, basta che con un click avvii un nuovo timer che si occuperà di fermare quello attualmente attivo.

Il tracciamento delle attività diventa semplicissimo ed un'utilissima memoria per rendicontare con maggior precisione le attività nel sistema di project management.

L'utente può decidere se tracciarsi delle attività generiche, indicando opzionalmente una descrizione di cosa si appresterà a fare, o di associarle ad una specifica attività di progetto, oppure ad uno specifico task della kanban board, o ad uno specifico ticket di help desk!

Nel momento in cui l'utente andrà a rendicontare l'effettiva attività lavorativa, potrà utilizzare il tracker per aggiungere l'attività sul calendario, anche a distanza di settimane! Se il tracker ha un'attività di progetto, oppure un task della kanban board od un ticket di help desk associati, questi verranno associati automaticamente all'attività lavorativa.

Di seguito in sintesi l'utilizzo e le caratteristiche del tracker:

• il widget di attivazione e controllo è disponibile in tutte le pagine di T-PPM;
• cliccando sul tracker, l'utente può far partire un nuovo timer o semplicemente bloccare un timer attivo;
• nell'arco della giornata può definire più timer e passare dall'uno all'altro in tutta semplicità, cliccando sul timer che desidera attivare;
• può scegliere di categorizzare il timer associando un'attività di progetto, oppure un task di una kanban board od un ticket di help desk, oppure può indicare un'attività generica;
• può inserire una descrizione al timer;
• può indicare un'orario di fermata del timer (ad esempio l'orario di fine giornata lavorativa);
• può rendicontare l'attività lavorativa a partire dal tracker;
• può consultare l'elenco dei timer attivati, cancellarli o rendicontare le attività lavorative.

L'obiettivo del time tracker è quello di agevolare ulteriormente l'utente nel ricordare e confermare l'attività lavorativa giornaliera, soprattutto se l'utente lavora contemporaneamente su più progetti o se la modalità di rendicontazione delle attività non è regolare e quotidiana.

Ogni utente del sistema può organizzare il proprio lavoro grazie agli strumenti messi a disposizione da TeraNet T-PPM.
I todo, ad esempio, sono uno strumento molto versatile per prendere nota di attività che devono essere eseguite, siano esse lavorative o personali: a questi può anche essere associata una data di esecuzione ed una priorità.

Ad ogni todo può essere abbinata una checklist di micro attività (task) per meglio strutturare il lavoro. La barra di avanzamento mostra in tempo reale lo stato di completamento dei task.

E' inoltre possibile impostare dei promemoria per l'invio di notifiche in prossimità della scadenza.

L'interfaccia in stile "bacheca" fornisce un quadro completo dei todo definiti. Se visualizzata per priorità, i todo vengono suddivisi in 3 colonne indicanti rispettivamente la priorità alta, media o bassa. Tramite semplici operazioni di trascinamento è possibile riordinare i todo o modificarne la priorità spostandoli da una colonna all'altra.

Allo stesso modo, se visualizzata per data, i todo vengono suddivisi nelle 3 colonne "Scaduti", "Di oggi" e "Futuri". In questo caso è sempre possibile riordinare i todo all'interno delle colonne ed eventualmente "attualizzarli" alla data odierna, spostandoli nella colonna "Di Oggi".

La bacheca non è l'unico modo per consultare i todo: essi possono essere infatti consultati anche tramite il calendario, l'agenda e tramite elenchi dedicati che permettono di effettuare ricerche grazie ai potenti filtri.

Un altro strumento molto utile è costituito dagli appuntamenti, che trovano il loro punto di forza nel calendario.

Tramite questo strumento è possibile organizzare gli incontri lavorativi, indicando il luogo e l'ora dell'incontro, la durata prevista ed invitando altre persone, siano esse utenti di sistema o esterni al sistema, come partecipanti.
Una mail notificherà ogni partecipante all'appuntamento della schedulazione del meeting. I partecipanti possono poi indicare la loro disponibilità.

Come per i todo, anche per gli appuntamenti è possibile definire dei promemoria di notifica in prossimità della scadenza.

E' inoltre possibile abbinare agli appuntamenti i relativi ordini del giorno (ODG)

Sia i todo che gli appuntamenti si possono associare ai progetti, ed oltre che nel calendario, che dà una vista focalizzata sull'utente, nella scheda progetto areee dedicate mostreranno i todo legati al progetto e gli appuntamenti sia sottoforma di notifiche se imminienti, che sottoforma di archivio se sono passati.

Organizzare meeting e tenere traccia di quanto discusso non è mai stato così facile!

In fase di pianificazione di un meeting, l'organizzatore può definire l'ordine del giorno (ODG) consistente in una sequenza di punti che dovranno essere discussi durante l'incontro.

L'ODG può essere condiviso in anticipo con i partecipanti all'evento, in modo che tutti siano preparati per l'incontro.

Durante lo svolgimento del meeting, l'ordine del giorno può essere annotato con le decisioni prese. In alternativa, l'ODG può essere esportato in formato PDF: nella creazione del pdf è possibile indicare un numero di righe vuote per permettere di prendere appunti o annotazioni durante il meeting in prossimità di ogni punto di discussione.

Al termine dell'incontro, l'ordine del giorno viene verbalizzato, formalizzando definitivamente quanto discusso. Gli eventuali punti che non dovessero essere stati discussi (ad esempio per mancanza di tempo) possono essere riportati in un nuovo ODG associato ad un futuro meeting.

Il verbale risultante rimarrà associato alla scheda di progetto come deliverable a disposizione di tutti i partecipanti.

Il verbale può essere esportato in formato PDF per essere archiviato su un supporto offline.

Se il calendario permette di inserire le attività in modo molto semplice e veloce, la valutazione analitica del lavoro è più efficace se il sistema mette a disposizione strumenti pensati specificatamente a questo scopo.

T-PPM è il software di gestione progetti che mette a disposizione una serie di report analitici che permettono di visualizzare in maniera più dettagliata le attività svolte.

Questi report possono essere utili sia per il singolo membro del team, sia per il Project Manager. In ogni report è presente un potente motore di ricerca dedicato, che permette di filtrare le attività secondo sofisticati criteri, mantenendo comunque la semplicità di utilizzo.

I report base permettono di avere delle viste differenti sulle attività svolte, ad esempio:

• Dettaglio attività per persona
• Dettaglio attività per progetto
• Dettaglio attività per cliente

A partire da queste viste base è possibile rielaborare i dati in modo da ottenere le informazioni desiderate.

TeraNet T-PPM implementa anche un workflow di approvazione delle attività consuntivate dagli utenti. Se previsto dalla configurazione, tramite questo processo le attività passeranno al vaglio del responsabile di progetto prima di essere approvate.

Il processo di approvazione delle attività può avvenire in diversi modi, per dare la possibilità di scegliere la modalità che più si avvicina alle esigenze aziendali o degli utenti responsabili:

• Massivamente per persona
• Massivamente per progetto
• Massivamente per sede
• Massivamente per Dipartimento/Business Unit
• Massivamente per periodo temporale
• Massivamente per tutte le attività da approvare
• Singola attività persona
• Singola attività per progetto
• Singola attività per periodo temporale

T-PPM, il software di gestione progetti ed attività lavorative, mette a disposizione una serie di reports, dashboards ed elenchi analitici per aiutare i managers e dirigenti ad effettuare analisi approfondite ed in tempo reale di tutto il sistema a partire dai progetti aperti in corso al totale dei progetti trattati.

Le viste disponibili offrono analisi su più punti di vista, soddisfando le necessità di più figure aziendali con scopi ed analisi diverse. I dati trattati possono essere legati al budget e redditività dei progetti e di tutto il sistema, alle attività pianificate e consuntivate sui progetti, ai volumi di giornate impiegate su progetti, clienti e tipologie di attività svolte.

Di seguito i report, le dashboard e gli elenchi analitici che T-PPM mette a disposizione:

• Dashboard generale: dà un quadro di tutto il sistema indicando il numero degli attuali progetti aperti, chiusi nell'anno, del totale dei progetti chiusi e del totale dei progetti di tutto il sistema. Per ognuna di queste numeriche vengono distinte ulteriori caratteristiche quali il rispetto o meno del budget, lo stato di avanzamento dei progetti ed i ruoli e le persone coinvolte.
• Dashboard dei progetti in corso: in questa vista viene presentato un riassunto sui progetti aperti ed indicata la redditività del totale dei progetti aperti. Questa vista inoltre elenca i progetti in questione ed espone informazioni utili per un'analisi e per accedere direttamente alla scheda del progetto, al Gantt di progetto o al pianificatore delle attività di progetto per approfondimenti o per operare sul progetto.
• Gantt di tutti i progetti aperti: in un unico diagramma di Gantt vengono mostrati tutti i progetti aperti con le pianificazioni e le occupazioni delle risorse. Questa vista è utile nel caso di riprogrammazioni o verifica di disponibilità per l'introduzione di nuovi progetti.
• Dashboard per progetto e tipologia: grafici temporali ed in percentuali di occupazione che mostrano i totali di giornate consuntivate o pianificate sui progetti. Per questi dati sono presenti molti filtri, quali ad esempio il periodo temporale ed il filtro sul project manager o tutto il sistema. Filtri avanzati permettono di raffinare le analisi sui dati.
• Dashboard per cliente e tipologia: grafici temporali ed in percentuali di occupazione che mostrano i totali di giornate consuntivate o pianificate sui clienti (comprese le attività interne). Come nel punto precedente sono presenti filtri per agevolare e raffinare l'analisi dei dati.
• Elenco analitico dei miei progetti, di tutti i progetti a sistema, di tutti i progetti per range. I tre elechi presentano i progetti con dettagli approfonditi già dall'elenco, la possibilità di utilizzare filtri semplici ed avanzati e la possibilità di estrarre in un excel i risultati delle analisi o di tutti i progetti.
• Occupazione delle risorse:vista che mostra tutti gli utenti di sistema e la loro occupazione giornaliera passata e futura.

Poiché il sistema è in continua evoluzione, possono essere introdotti ulteriori reports, dashboards o elenchi analitici e possono essere ulteriormente raffinati gli attuali.

T-PPM, software gestione progetti, mette a disposizione numerosi report e grafici di vario tipo che permettono di cogliere a colpo d'occhio la situazione dei progetti definiti a sistema. Oltre al periodo temporale, sono disponibili diversi filtri, come il cliente, l'area del progetto, lo stato ecc.

Sono ad esempio presenti i seguenti report:

• Report delle attività mensili di progetto
• Timeline dei progetti
• Grafico di allocazione delle risorse
• Partizione dei progetti in base alla loro tipologia (interni / esterni / a valore)
• Fatturazione mensile
• Confronto fatturazione tra periodi temporali

Inoltre il sistema mette in evidenza progetti che sono in situazioni particolari, ad esempio progetti ancora aperti che hanno ecceduto le giornate disponibili, oppure quelli inattivi da mesi o progetti in prossimità di chiusura.

Per i progetti e attività sono disponibili dashboard che mostrano i dati relativi al tempo impiegato suddiviso per mese, oppure accorpato nel periodo temporale selezionato secondo diversi raggruppamenti:

• Progetti
• Clienti
• Attività
• Tipologia di Attività

Inoltre, questi dati, a seconda del ruolo dell'utente, sono mostrati a livello di sistema, di project manager e di project user. Potenti filtri, anche in multiselezione, permettono di fare ulteriori analisi sui dati.

Oltre ai report globali, ogni scheda progetto dà accesso ad ulteriori report specifici del progetto:

• Attività per periodo temporale
• Attività per persona
• Attività per modulo WBS
• Allocazione delle risorse
• Distribuzione del carico di lavoro
• Redditività di progetto

TeraNet T-PPM integra un modulo di fatturazione attiva e passiva, per tenere traccia sia dei costi che dei ricavi.
I costi vengono calcolati sulla base dei seguenti aspetti:

• Contratti associati ai membri del team e unità lavorative assegnate alla persona sul progetto.
• Rimborsi spese
• Eventuali fatture di acquisto materiali/servizi
• Costi fissi ("una tantum" / giornalieri)

I ricavi vengono invece calcolati a partire dalle fatture emesse sul progetto a carico del cliente.
Nel caso in cui non sia attivato il modulo di fatturazione, è anche possibile indicare l'ammontare delle fatture emesse nell'apposito campo predisposto nell'anagrafica del progetto.