Introduzione al budgeting di progetto
Il budgeting di progetto rappresenta una componente cruciale nella gestione di qualsiasi iniziativa aziendale, garantendo che le risorse finanziarie siano assegnate in modo efficace per raggiungere gli obiettivi prestabiliti. Per i project manager, sviluppare un budget di progetto dettagliato è essenziale per mantenere il controllo sui costi e per assicurare la sostenibilità finanziaria dell'intera operazione.
Prima di tutto, è fondamentale comprendere che il budget di un progetto include diverse categorie di spese:
Costi delle persone: si riferisce ai salari, agli oneri sociali e ad altri costi diretti legati al personale impiegato nel progetto.
Acquisti esterni: include tutte le spese per materiali, software, outsourcing o consulenze necessarie per il completamento del progetto.
Costi indiretti: questi possono includere l'amministrazione generale, le spese per le utilities e altri costi non direttamente attribuibili a specifiche attività del progetto.
È cruciale avviare il processo di budgeting durante le fasi iniziali di pianificazione del progetto, per assicurare che tutte le risorse necessarie siano identificate e quantificate. I project manager devono essere in grado di giustificare ogni voce di spesa prevista nel budget, legandola strettamente agli obiettivi del progetto. Questo approccio non solo aumenta la trasparenza ma facilita anche le successive fasi di monitoraggio e controllo dei costi.
Esempio pratico di un budget di progetto
Consideriamo un esempio pratico di budget per un progetto di sviluppo software aziendale. In questo scenario, il project manager deve considerare vari fattori per costruire un budget accurato e realistico che copra tutte le necessità del progetto dal suo inizio fino al completamento.
1) Costi delle persone:
Sviluppatori software: 3 sviluppatori x 6 mesi x 3.000€ al mese = 54.000€
Project Manager: 1 x 6 mesi x 4.500€ al mese = 27.000€
Quality Assurance: 2 tester x 6 mesi x 2.500€ al mese = 30.000€
Questi costi coprono gli stipendi e i carichi sociali direttamente correlati al personale che lavora direttamente sul progetto.
2) Acquisti esterni:
Licenze software: nelle prime fasi del progetto potrebbe essere necessario acquistare software o licenze aggiuntive per l'ambiente di sviluppo dell'applicazione per un costo di 10.000€.
Consulenze esterne: assumere un esperto per la revisione della sicurezza del software potrebbe costare circa 15.000€.
3) Costi indiretti:
Utenze (e.g., elettricità, internet): il costo aggiuntivo per utilizzare le risorse dell'azienda potrebbe essere stimato in 1.200€ al mese x 6 mesi = 7.200€.
Materiale d'ufficio e spese varie: 1.000€ per l'intera durata del progetto.
Totale costi
Questo permette di avere una visione chiara e dettagliata delle risorse finanziarie necessarie per portare a termine il progetto con successo.
Come si ottengo i costi di progetto?
Per quantificare i costi, sia delle persone che gli acquisti esterni, è utile che il project manager definisca come prima cosa la WBS di progetto. Proseguendo l'esempio di questo budget, ossia lo sviluppo di un software aziendale, il project manager deve individuare quindi i moduli software che dovranno essere implementati e distinguere attività di analisi e progettazione, consulenza, sviluppo, testing e rilascio.
Individuate le attività di progetto, per ognuna deve quantificare le giornate/uomo del personale interno che verrà potenzialmente coinvolto, eventuali consulenti esterni da includere, nonché ulteriori acquisti come ad esempio l'attivazione di licenze software o acquisti di hardware.
A questo punto, utilizzando costi orari delle persone, tariffe, preventivi indicativi, dei vari fornitori a cui si è rivolto, ottiene i costi per le varie categorie.
Per i costi indiretti solitamente potrebbe applicare una percentuale, magari fornita dall'ufficio amministrativo, al totale della somma dei costi diretti di progetto.
Un passo in più.
Mentre il project manager è impegnato in questa attività, può fare un ulteriore passaggio che è quello di capire indicativamente quando verranno affrontati i costi stimati. In questo modo, nel definire il budget, va anche ad impostare un piano dei costi che aiuterà maggiormente il monitoraggio dello stato avanzamento del progetto una volta che sarà operativo!
Presentazione del budget alle figure decisionali
La presentazione del budget a figure decisionali quali dirigenti o stakeholder è un momento fondamentale che richiede chiarezza, precisione e una solida giustificazione delle cifre proposte. È essenziale che i project manager siano preparati a sostenere e difendere il proprio piano finanziario con dati concreti e una narrazione chiara.
Per rendere efficace questa presentazione, è consigliabile seguire alcuni passaggi chiave:
Preparazione dettagliata: assicurarsi che ogni voce di spesa nel budget sia accuratamente documentata e spiegata. Preparare risposte per le possibili domande sui costi maggiori o quelli non immediatamente evidenti.
Uso di supporti visivi: grafici, tabelle e slide possono aiutare enormemente a trasmettere la struttura del budget e l’allocazione dei fondi. Questi strumenti visivi rendono più intuitive le informazioni e facilitano la comprensione rapida dei dati chiave.
Enfasi sui benefici: oltre a giustificare i costi, è importante mettere in luce come gli investimenti si tradurranno in benefici per l'azienda, come il miglioramento delle operazioni, l’incremento dell’efficienza o la riduzione di costi futuri.
Scenario planning: presentare diversi scenari di budget, inclusi i piani per il caso ottimale e quello peggiore, può aiutare i decisori a capire il livello di flessibilità e rischio del progetto.
La presentazione dovrebbe mirare non solo a ottenere l'approvazione del budget, ma anche a instaurare un dialogo continuo con le figure decisionali per garantire sostegno e comprensione attraverso tutte le fasi del progetto.