Cos'è un Kanban?
Il Kanban è una tecnica introdotta ed applicata per la prima volta nel dopoguerra in Giappone negli stabilimenti Toyota per massimizzare la produzione e ridurre gli sprechi. Il termine Kanban in Giapponese significa letteralmente "insegna", "cartellino", ad indicare il mezzo con cui vengono identificati i contenitori che devono essere riforniti in un sistema produttivo JIT (Just In Time). Sebbene questo strumento sia nato inizialmente come aiuto alla produzione, in realtà si applica molto bene anche ad altri ambiti, ed in generale a tutti quegli scenari in cui sia utile gestire il lavoro come flusso di attività indipendenti tra di loro.
Tramite il Kanban è quindi possibile organizzare e suddividere le attività necessarie alla realizzazione di un progetto in singoli task indipendenti che possono essere presi in carico in autonomia dai partecipanti al team di progetto.
TeraNet T-PPM Project Tool applica questo concetto tramite un software web che implementa una bacheca condivisa suddivisa in più colonne, ognuna delle quali costituisce un particolare stato di lavorazione. All'interno delle colonne vengono disposti i task, che costituiscono delle unità lavorative che possono essere realizzate indipendentemente le une dalle altre.
Tool come i Kanban Board vengono spesso utilizzati nell'ambito dello sviluppo software come strumenti a supporto di metodologie agile.
Fig. 1 - Esempio di un kanban board associato al progetto che mostra i partecipanti, le colonne con i task ed il loro stato e la chat diretta tra persone del team di progetto.Creazione dei Kanban Board in T-Kanban
I Kanban possono essere legati a interi progetti, a singoli moduli WBS, oppure essere indipendenti e slegati dai progetti.
TeraNet Project Portfolio Management permette ad ogni utente del sistema di creare un numero indefinito di Kanban, e di strutturarli in base alle proprie necessità. Il numero di colonne in cui suddividere la bacheca è a completa discrezione dell'utente: possono essere creati Kanban Board semplici con le tre colonne standard - backlog, "in carico" e "completati" - come pure Kanban molto più complessi con un numero di colonne maggiore. In T-Kanban è presente anche una quarta colonna che permette di archiviare i task fatti. In questo modo si può avere una vista "pulita" ed immediata sui post conclusi recentemente, senza mai avere la colonna dei "done" troppo affollata.
Per ogni colonna è inoltre possibile definire vincoli sul numero massimo di task che si possono trovare in quello stato, al fine di limitare le attività in progress e migliorare il flusso di lavoro.
Un approccio tipico, soprattutto quando la metodologia è applicata a team di sviluppo software, è ad esempio quello di impostare dei vincoli per lo stato Work in progress che corrispondano alla capacità del team.
Grazie a questo approccio si ottengono numerosi benefici, come la maggiore flessibilità nella pianificazione, obiettivi più chiari e una maggiore trasparenza durante tutto il ciclo di sviluppo.
Fig. 2 - Esempio di definizione di kanban board con le tre colonne standard ed il limite di task impostabile nella colonna "in progress", e la quarta colonna per l'archiviazione dei task.Partecipanti e permessi
Nel caso in cui il Kanban Board sia legato ad un progetto o ad un modulo WBS, i partecipanti vengono ricavati automaticamente a partire dal team di progetto. Il proprietario della board può comunque gestire i partecipanti in modo più granulare, invitando altri utenti del sistema.
La composizione del team è visualizzata in un'area preposta. Ogni partecipante è identificato da un'icona che lo identifica (ad esempio una foto) e da uno stato che permette di individuare quelli attualmente collegati alla board.
Il responsabile del Kanban può definire i permessi di accesso a livello di team oppure assegnare ad ogni partecipante permessi differenti.
I permessi che possono essere assegnati comprendono:
- Creazione di nuovi task.
- Presa in carico dei task non ancora assegnati (cioè ancora nel backlog).
- Assegnazione dei task agli altri partecipanti.
- Archiviare i task.
- Amministare tutti i task, ossia si ha la facoltà di modificarli.
Fig. 3 - Esempio di definizione dei partecipanti di un kanban board con la possibilità di impostare il livello di accesso ai task.I partecipanti al Kanban possono comunicare in tempo reale grazie alla chat integrata, aumentando ulteriormente il livello di collaborazione. Possono essere attivate chat di gruppo, che coinvolgono tutti i membri del team, oppure chat tra singoli partecipanti.
I task
I task costituiscono le attività lavorative e sono rappresentati come cartellini disposti nelle colonne del Kanban. Ogni partecipante è un'entità attiva della board, ed in quanto tale può prendere in carico i task su cui intende lavorare semplicemente trascinandoli dalla colonna di backlog alla colonna che rappresenta il loro attuale stato di lavorazione. Allo stesso modo li può poi far avanzare a nuovi stati di lavorazione spostandoli nella colonna corrispondente. Tutti i partecipanti collegati al Kanban board assisteranno a questi cambi di stato in tempo reale.
Il proprietario del Kanban, o chiunque abbia il permesso di assegnare i task, può comunque "forzare" l'assegnazione di un task ad uno specifico partecipante, indipendentemente dallo stato in cui si trova, trascinandolo sull'icona che identifica l'utente (Vedi Fig. 1).
Oltre al titolo, alla descrizione e al colore, ogni task riporta ulteriori informazioni, come la data di creazione, il tempo trascorso da quando è stato preso in carico, e il tempo totale impiegato per la sua realizzazione.
Al pari di quanto è possibile fare con i todo, può inoltre essere ulteriormente suddiviso in sotto task utilizzando la funzionalità di checklist. In questo caso verrà anche mostrata una barra di avanzamento che indica la percentuale di completamento dei punti eseguiti.
Fig. 4 - Ogni task può essere ulteriormente suddiviso in micro attività grazie alla checklist. La barra di avanzamento riflette lo stato di completamento dei punti della checklist.Nell'ottica di una continua misurazione del processo, ogni azione compiuta (creazione task, cambio colonna / proprietario, ecc) viene memorizzata in un log consultabile in qualsiasi momento. Per ogni azione sono riportate la data e l'ora di esecuzione.
Fig. 5 - Esempio di visualizzazione dei log sulle azioni compiute su un task di un kanban board.In conclusione
Se utilizzato a complemento di un'organizzazione aziendale orientata ai progetti, il tool T-Kanban può essere un valido strumento per aumentare al contempo la produttività dei team e la qualità del servizio offerto.
La sua naturale predisposizione alla suddivisione del lavoro in task e in stati di lavorazione, può far emergere metriche molto importanti al fine di ottimizzare le risorse a disposizione in azienda.
Il software T-Kanban realizzato da TeraNet è nativamente integrato nella soluzione PPM proposta, sebbene disponibile come modulo standalone, e ne completa le funzionalità per una gestione a 360 di tutte le attività sui progetti e le commesse.