Il PNRR, ovvero il Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza, mette a disposizione di pubbliche amministrazioni e imprese ingenti fondi, con lo scopo di supportare le aziende nella realizzazione di progetti innovativi in aree chiave per lo sviluppo dell'intero paese.
In questo contesto risultano quindi determinanti le competenze di project management, nonchè gli strumenti atti a gestire il progetto in tutte le sue fasi, dalla pianificazione, alla rendicontazione di costi e attività lavorative, fino alla gestione operativa del progetto stesso.
PNRR e un software di gestione progetti. Perchè?
I progetti finanziati dal PNRR si dovranno concludere, sia in termini temporali che economici, entro il 2026. È pertanto di fondamentale importanza riuscire a pianificare in modo corretto le attività che compongono i progetti, mantenendo al contempo monitorato lo svolgimento del progetto stesso, al fine di riuscire ad effettuare le opportune correzioni "in corsa" in modo tempestivo.
Per poter stare al passo con il PNRR è necessario dotarsi di un software strutturato che permetta di gestire a tutto tondo i progetti, i team di lavoro e le attività lavorative in modo efficiente e dinamico. Oltre a sistemi di monitoraggio e reporting, il software di gestione progetti deve potere permettere potenzialmente l'accesso a tutte le risorse coinvolte, pertanto deve contemplare un sistema di profilazione che permetta di distinguere i diversi profili di accesso sulla base della funzione aziendale.
Se per la prima fase di un progetto, relativa alla pianificazione, potrebbe essere sufficiente uno strumento come l'excel dove il project manager, o chi ne fa le veci, può gestirsi autonomamente i dati, per la fase operativa diventa difficoltoso e arduo mantenere sull'excel gli stati avanzamento sia in termini di tempo che scadenze e costi, soprattutto quando ci sono più persone coinvolte. La difficoltà aumenta ulteriormente se i progetti da gestire sono molteplici e paralleli a partire dalla mancanza di una visione di insieme immediata.
Nella fase operativa, le persone che lavorano sul progetto devono necessariamente consuntivare il loro tempo, perché, ad esempio, consente di capire quanto effettivamente si impiega rispetto a ciò che si era stimato e permette di calcolare quanto stanno costando all'azienda le proprie persone sul progetto stesso. Anche in questo caso organizzarsi con file excel o simili riduce l'efficienza della visione di insieme ed aumenta il carico da parte di un responsabile di raccogliere ed uniformare le informazioni provenienti dai vari collaboratori.
Risulta quindi fondamentale che lo stesso software che gestisce la pianificazione supporti anche la registrazione del tempo impiegato dalle proprie risorse per molteplici vantaggi. Si hanno in automatico ed in tempo reale molte informazioni tra cui: lo stato avanzamento rispetto al pianificato, il costo delle persone ad oggi, la visione dell'occupazione delle proprie persone non solo su un singolo progetto, ma su tutti quelli in cui è coinvolto, il tempo rimanente e così via.
Vanno inoltre monitorate le scadenze, impostando le milestones come obiettivi intermedi. Il software deve quindi notificare scadenze prossime e permettere di resgitrare la data effettiva, in modo da avere un confronto anche in questo caso con il pianificato e capire repentinamente se ci sono o meno dei ritardi.
Inoltre, in concomitanza di una scadenza solitamente si deve produrre e raccogliere la documentazione necessaria a testimonianza dell'obiettivo raggiunto. A maggior ragione nel caso dei fondi del PNRR. Lo strumento software deve agevolare anche in tal senso la possibilità di potere recuperare velocemente i documenti relativi alle varie fasi di progetto ed alle scadenze impostate.
La possibilità di avere un confronto in tempo reale del pianificato con quello in realizzazione e la visione di insieme dei progetti in lavorazione permettono di avere un riscontro immediato e potere eventualmente intervenire per tempo se emergono dei ritardi o se si sono fatte delle sottostime sulle attività di progetto.
T-PPM e PNRR
T-PPM è lo strumento ideale per tutti quegli enti e aziende che vogliono gestire nei tempi e nel budget prefissato i progetti finanziati dal PNRR, ma non solo, mantenendo al contempo la storia del progetto: dalla A alla Z.
T-PPM è il software di gestione progetti che offre svariati tools che permettono di gestire a tutto tondo qualsiasi tipologia di progetto e attività: gantt, milestones, wbs, budget, todo, task, documentale, team, calendari, pianificatore e molti altri!
Non solo T-PPM permette di gestire i singoli progetti, ma è in grado di supportare le aziende nella pianificazione a medio e lungo termine dell'intero portfolio di progetti, implementando strumenti che permettono di identificare in modo veloce e accurato le situazioni critiche, come sovrapposizioni di progetti, ridotta disponibilità di risorse o sforamenti di budget. Allo stesso tempo T-PPM è un valido aiuto per stabilire i tempi e i modi di pianificazione dei vari progetti, limitando l'eventualità di casi limite o colli di bottiglia.
Approfondisci nel prossimo articolo cosa puoi fare nello specifico con un software di project portfolio management e come ti supporta nella gestione di progetti.
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