In questa seconda parte dell'articolo illustriamo tutti gli strumenti che software il T-PPM Project Management mette a disposizione per gestire la fase di pianificazione di progetto in termini di budget finanziario, tempistiche, scadenze e impiego di risorse.
Nella prima parte dell'articolo abbiamo visto come gli strumenti offerti da T-PPM siano un valido supporto per per la fase iniziale di definizione del progetto. Nella conclusione dell'articolo abbiamo evidenziato come questa fase coinvolga tutto il team permettendo la condivisione ed alimentazione delle informazioni.
A prescindere dai progetti finanziati dal PNRR è fondamentale utilizzare una soluzione dinamica e flessibile a supporto della gestione dei progetti e delle attività lavorative collegate. In questo articolo abbiamo visto come un software a supporto dei progetti finanziati dal PNRR sia prezioso ed indispensabile per gestire a 360° ogni aspetto del progetto.
Fasi di progetto
In questo articolo vedremo l'importanza di pianificare bene un progetto. Riprendendo il filo dalla prima parte dell'articolo le fasi di progetto sono riassunte dai seguenti punti:
- Definizione (primo articolo)
- Pianificazione
- Esecuzione
- Monitoraggio
- Analisi ex-post
Il software T-PPM Project Management è la soluzione flessibile e modulare che permette di gestire e monitorare i progetti a tutto tondo in tutte le sue fasi.
L'importanza della pianificazione
La fase di pianificazione è un punto cruciale che garantisce una migliore riuscita del progetto.
Pianificare le fasi di progetto prima ancora di realizzarle permette ai responsabili di determinare i costi che si dovranno affrontare, i tempi entro quando saranno compiute le varie fasi e di conseguenza l'intero progetto, le persone e le risorse che saranno da coinvolgere.
Una volta stimati i tempi, costi e determinate le persone e le risorse da coinvolgere, il progetto pianificato diventa il dato di riferimento per il monitoraggio del progetto man mano che si va a realizzare. La pianificazione preventiva del progetto permette di calcolare gli stati avanzamento, evidenziare ritardi o costi imprevisti, intervenire in anticipo per prevenire ulteriori criticità.
La pianificazione
T-PPM Project Management mette a disposizione numerosi strumenti per la pianificazione del budget, delle tempistiche, delle scadenze e delle attività lavorative. Grazie a questi strumenti, il Project Manager può stabilire in tutta sicurezza le tempistiche necessarie per la realizzazione dei progetti, nonché prevenire possibili sovrapposizioni o situazioni di overbooking.
Definizione del budget e monitoraggio dei costi/ricavi
La definizione della previsione dei costi e ricavi diventa indispensabile nel gestire un progetto finanziato, come nel caso di progetti che possono usufruire dei fondi messi a disposizione dal PNRR.
Lo strumento relativo alla definizione del budget di T-PPM consente di pianificare i costi e ricavi anche a livello temporale. Ad ogni voce di costo o ricavo a budget è possibile indicare una descrizione, il mese/anno o una data di riferimento, l'eventuale attività di progetto interessata, una classificazione ed eventualmente il fornitore di riferimento.
È disponibile un report che mostra a livello grafico l'andamento dei costi e dei ricavi a budget, mostrando a colpo d'occhio quale sarà il periodo dove si dovranno affrontare maggiori spese e come sono distribuite sia le uscite che le entrate.
In modo analogo, c'è un'area parallela in cui si vanno ad indicare invece i costi e ricavi effettivi man mano che il progetto è in esecuzione. Sono disponibili quindi altri report in cui viene rappresentato il reale andamento nel tempo delle entrate ed uscite, vengono messi a confronto il previsto a budget con l'effettivo sostenuto, il peso dei costi e ricavi rispetto alla loro classificazione (ad esempio costo del personale, materiali, licenze, ecc).
Un valore aggiunto e semplificazione della registrazione dei costi che offre T-PPM Project Management è il seguente: dando un costo orario alle proprie persone, man mano che queste consuntivano o pianificano l'attività sul progetto, il sistema va in automatico ad inserire i costi relativi al personale! Il project manager dovrà occuparsi di inserire manualmente ulteriori costi come acquisto di materiale o licenze e così via.
Avendo i dati relativi ai ricavi ed ai costi, il sistema calcola in automatico la redditività di progetto sia a livello previsionale, di budget, che effettivo, riportando anche in questo caso se il progetto ha avuto successo o meno.
Gantt
Il Gantt è uno degli strumenti principali nella disciplina del Project Management, perchè permette di pianificare i tempi e i modi di svolgimento dell'intero progetto a partire dalle attività della WBS.
La soluzione T-PPM Project Management implementa un Gantt avanzato in grado di supportare il Project Manager nella pianificazione temporale dei workpackage con tutte le caratteristiche del diagramma di Gantt: indicazione dei vincoli, percorso critico ed una serie di funzionalità che agevolano il Project Manager nell'utilizzo dello strumento e consultazione di quanto definito.
T-Gantt presenta inoltre un valore aggiunto: nella stessa interfaccia, oltre a mostrare l'intervallo temporale, vengono sovrapposti anche i giorni effettivi in cui le persone hanno consuntivato sul progetto. Questo mette subito in evidenza se si è "usciti" dall'intervallo, quindi probabilmente ci sarà un ritardo sul progetto, e quanto intensamente il team sta lavorando per la fase di progetto.
Oltre a questo, T-Gantt presenta una vista generale in cui riporta lo stato di pianificazione e avanzamento di tutti i progetti aperti a sistema, permettendo il totale controllo della situazione delle commesse attive. Questa vista aiuta nel capire ad esempio cosa comporterebbe spostare le pianificazioni di un progetto, o se c'è margine per l'introduzione di un nuovo progetto.
Infine, T-Gantt è fortemente integrato con gli strumenti di pianificazione delle persone indicati più sotto.
Milestones
Lo strumento milestones permette di gestire in modo semplice e strutturato tutte le scadenze di progetto. Le milestones di progetto permettono di stabilire i termini entro i quali le attività dovrebbero concludersi, in modo da indicare un "percorso a tappe" secondo il quale il progetto si dovrebbe svolgere.
In T-PPM Project Management ogni milestone prevede l'indicazione di una breve descrizione, di una data prevista di esecuzione e di una data effettiva in cui è stato raggiunto l'obiettivo prefissato. Anche in questo caso il sistema permette di mettere a confronto il pianificato con l'effettivo, mettendo in evidenza ritardi o la regolarità dell'andamento del progetto. Una milestone può essere associata all'intero progetto o ai singoli workpackage. Il sistema tiene traccia dell'avvicinarsi di scadenze e degli eventuali scostamenti rispetto alle date previste, e genera notifiche sulla base dello stato di ciscuna scadenza.
Inoltre, nella versione più avanzata di T-PPM è possibile associare, per ogni milestone, la documentazione relativa alla scadenza. Anche in questo caso, in ottica di una gestione di un progetto con fondi PNRR, il Project Manager potrà catalogare e recuperare con facilità la documentazione ufficiale da presentare o raccogliere come testimonianza dell'avanzamento del progetto.
Pianificatore risorse
La soluzione T-PPM permette di pianificare le attività lavorative delle persone in modo veloce e immediato, grazie alla presenza di due strumenti molto versatili, T-Plan e T-SmartPlanner.
T-Plan Project Management è in grado di pianificare le attività lavorative di più giorni per più persone (o interi team di progetto) in pochissimi click. La sua interfaccia "a griglia" facilita l'individuazione dei periodi di disponibilità delle risorse, rende immediata la consultazione delle attività già pianificate anche in altri progetti, rende evidente lo stato di pianificazione dell'intero progetto e dei singoli workpackage.
T-SmartPlanner è lo strumento che automatizza la pianificazione delle attività lavorative delle persone a partire da semplici ma potenti regole impostate dal Project Manager. È ad esempio possibile pianificare con un semplice click le attività di una persona per un periodo di tempo desiderato indicando il numero di ore lavorative da assegnare ogni giorno, il momento della giornata (mattina/pomeriggio),i giorni della settimana in cui permettere l'assegnazione delle attività.
Conclusione
Con la definizione e pianificazione di progetto si impostano solide basi per una gestione efficace, efficiente e duratura nel tempo; ma si è a metà dell'opera.
T-PPM Project Management permette di fare molto di più. Oltre ad offrire gli strumenti adatti per coprire la fase di pianificazione, offre anche l'ambiente per gestire l'operatività del progetto, a partire dalla registrazione delle attività lavorative eseguite dal team di progetto. Gli strumenti integrati quali la consuntivazione delle attività e la registrazione dei costi effettivi portano al calcolo automatico ed in tempo reale degli stati avanzamento su entrambe gli aspetti. Si azzerano così i tempi di raccolta dati per capire a che punto si è rispetto al pianificato, una fase spesso critica per i responsabili quando hanno la necessità di dovere riportare la situazione del progetto.
Prossimo articolo (parte III)
Nell'ultimo articolo vedremo come il software di gestione progetti T-PPM Project Management può aiutare le aziende a raggiungere nei tempi e nei modi i progetti finanziati dal PNRR - Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza.