In questo articolo vengono dati degli spunti di riflessione su come un Project Manager può procedere alla scelta del team ed effettuare la pianificazione delle attività su un progetto o commessa. Partiamo dal presupposto che il piano di progetto/commessa sia già definito nelle sue fasi tramite il Gantt di progetto.
La pianificazione di progetto descritta in questo articolo è un processo volutamente manuale effettuato dal Project Manager, possibilmente assistito dal sistema di project management che si sta utilizzando tramite dashboard, report e stati di sistema, in alternativa ai tool integrati di pianificazione automatici coaudivati da sistemi di simulazione.
Al di là degli strumenti di pianificazione automatica, alcune features presenti nei tool di pianificazione possono essere sfruttate per agevolare il lavoro del Project Manager, come ad esempio crea il Team di progetto migliore oppure ripianifica o rimuovi automaticamente le attività per una o più risorse del team. In questo caso la bontà di questi automatismi dipende dagli algoritmi di scelta dei percorsi implementati e non sempre è al pari del criterio decisionale di un Project Manager con esperienza.
Risorse e Ruoli
Per prima cosa devono essere ben chiari i ruoli delle risorse necesssarie, chiamiamoli ruoli funzionali, che servono per espletare ogni attività prevista dalla commessa che si sta pianificando. Senza aver ben chiaro chi deve fare cosa e con quali tempistiche la pianificazione di progetto diventa un'impresa non semplice.
Nella vita reale le risorse potrebbero avere più competenze e partecipare a diverso titolo alle varie fasi di progetto. Il tool che si sceglierà di utilizzare per gestire i progetti e le pianificazioni dovrà tenere conto anche di queste casistiche, anche se possono essere più o meno frequenti a seconda della tipologia di progetto / azienda.
Inoltre il tool di pianificazione deve permettere di definire in modo strutturato tutti i vincoli e i parametri del progetto in modo da avere sempre a disposizione, in modo veloce ed intuitivo, tutte le informazioni necessarie per poter procedere con una buona pianificazione e successive verifiche del rispetto delle ipotesi previste in fase iniziale, possibilmente in tempo reale.
Formazione del Team
Durante la formazione del Team di progetto è fondamentale avere disposizione in tempo reale le disponiblità delle risorse stesse, magari organizzate per ruoli funzionali, in modo da poter scegliere la o le figure migliori per ogni fase prevista sulla base delle reali disponibilità.
Per grandi organizzazioni e per progetti con specifiche pertinenze, come ad esempio competenza di una particolare sede o business unit, se il sistema di pianificazione lo permette dovrebbe poter far scegliere in primis le figure di quella particolare sede o business unit, in modo da minimizzare spostamenti e concentrare i team di lavoro per ottimizzare e favorire ulteriormente il lavoro di team.
Nel caso in cui si abbiano delle preferenze particolari o dei "paletti" nella scelta di uno o più membri del team di progetto, potrebbe essere una criticità se le tempistiche già previste in fase di definizione del progetto o della commessa non fossero elastiche; qualora le risorse su cui si sono posti dei vincoli risultino occupate in altri progetti nei periodi di pertinenza dell'attività di progetto il Project Manager dovrà porre particolare attenzione nel gestire preventivamente queste situazioni. Queste verifiche saranno tanto più semplici quanto efficaci se gli strumenti a disposizione permetteranno di confrontare e affiancare il GANTT delle attività di progetto previste con il GANTT delle attività delle risorse coinvolte o che si intende coinvolgere. Sarebbe chiaramente da tenere in considerazione in fase iniziale di progettazione e definizione dei vincoli onde evitare di trovarci in situazioni difficili da gestire.
In ogni caso il software usato deve prevedere ripianificazioni, per specifica risorsa, ruolo funzionale, etc, che con un semplice click "liberino" le risorse schedulate su altri progetti, chiaramente se permesso dal protocollo aziendale e dai progetti in cui la risorsa dovrà essere impiegata. Sarebbe preferibile inoltre includere nel team le risorse per cui sarà possibile pianificare successivamente giornate intere e consecutive, evitando così di spezzettare troppo le attività.
Pianificazione delle attività
Nella pianificazione manuale, stabilito il team iniziale di progetto si inizia a pianificare di conseguenza le attività sulla base delle disponibilità delle risorse scelte cercando di rispettare le tempistiche previste in fase di progettazione. Avere il tool del GANTT di progetto e delle risorse integrato nel tool di pianificazione delle risorse permetterà di pianificare le giornate previste per ogni fase in modo coerente e senza creare sovrapposizioni.
Sarebbe preferibile procedere con la pianificazione delle attività per l'intera giornata ed in giorni contigui in modo da evitare alle risorse di passare da un attività ad un'altra e da un progetto ad un altro continuamente. Questo chiaramente dipende dalle disponibilità temporali e dal tipo di attività da espletare o da vincoli più o meno presenti tra le varie fasi previste nel progetto. In qualche caso potrebbe aver senso programmare tutte le mattine o tutti i pomeriggi della settimana o del mese/i scelti per la risorsa, l'importante è che lo strumento di pianificazione vi possa guidare facilmente in tal senso.
A titolo di esempio, nel tool di pianificazione manuale integrato in TeraNet PPM è possible affiancare calendari di n-risorse con il gantt delle attività di progetto e gantt delle attività delle risorse, con la possibilità di procedere con una selezione minima di mezza giornata/risorsa, oppure si può procedere con un insieme completo di combinazioni di selezioni, fino ad arrivare alla selezione di tutti i giorni disponibli del mese/i interi per una o per tutte le risorse coinvolte nel progetto con un singolo click. Nei calendari personali delle risorse è invece possibile confermare, consuntivare o pianificare le attività su progetto o commessa con un intervallo minimo di 15 minuti; in questo modo permette la massima flessibilità del sistema e si può tenere traccia della situazione reale in divenire.
Non è fondamentale ma sarebbe molto comodo conoscere in tempo reale il costo totale della pianificazione delle risorse effettuata per il progetto/commessa in modo da poter aver sottomano una prima valutazione dei costi delle risorse. Nella stessa azienda le risorse possono avere costi diversi, anche a parità di ruolo funzionale, ed incidere sui criteri di scelta o ripianificazione. È fondamentale invece conoscere in tempo reale il costo delle rirsorse al momento della consuntivazione delle attività. Queste features/report dipendono ovviamente dalla capacità del tool di project management di gestire i costi/contratti delle risorse.
Spesso le valutazioni sui costi delle risorse vengono demandati ad altri strumenti terzi, esportando dati o esponendo servizi specifici. Per quanto immediate possano essere le sincronizzazioni, queste informazioni sono comunque differite e nel caso della pianificazione spesso non sono disponibili.
Pronti, via!
Una volta definita la pianificazione, si passerà poi all'azione!
Non bisognerà scoraggiarsi se la pianificazione non sarà completamente rispettata, contrattempi come malattie, risorse temporaneamente spostate o attività che richiedano impegno maggiore rispetto a quanto previsto vi costringeranno a rivedere il piano. L'importante è che gli strumenti a supporto del sistema vi permettano di gestire facilmente queste situazioni e soprattutto vi aiutino a monitorare il rispetto delle tempistiche e del budget di progetto.
I software che trattano lo stessa identica tematica lo fanno probabilmente in modo diverso, o con un diverso approccio, o semplicemente curando più o meno determinati dettagli o aspetti del flusso di gestione dei dati. Il software che ha le carte in regola per gestire con successo le attività, i progetti e le commesse è il software che permette di avere un processo di gestione lineare anche per situazioni complesse o critiche. Spesso molte aziende sono costrette ad utilizzare più di un tool per raggiungere la gestione considerata ottimale, ma con dispendio di energie e perdita della visione in tempo reale dell'effettivo andamento. Non esiste quindi il software perfetto, esiste il software che più si avvicina alle proprie necessità o aiuta e capire come migliorare ed evolvere i processi di gesitone.
TeraNet PPM
TeraNet PPM integra Project Management, Project Planning, Time Tracking, Team Collaboration per aumentare tanto l'efficienza nel lavoro di team, quanto la produttività della singola persona nella pianificazione, gestione e rendicontazione delle proprie attività. Guarda la presentazione e scopri tutte le funzionalità del software di Project Management TeraNet PPM, come il Project Planner Tool, il GANTT delle attività di progetto e delle risorse, il sistema di gestione delle Milestones, il Kanban, e molto altro!